🐴 Le Forum 2026 : L'organisation avance !

Le forum s'annonce riche en rencontres : 23 adultes et 18 chevaux sont déjà inscrits. Nous surveillons de près le ratio équins/humains ! Des rappels seront envoyés les 10 et 3 jours avant la clôture des inscriptions le 30 avril.

• Nouveauté au programme : Un atelier pratique sur les "bandages" sera animé par Isabelle, en parallèle de l'atelier technique sur les fichiers GPX avec Alain.
• Logistique : Le CA travaille actuellement sur les aspects techniques (connexion internet pour l'atelier numérique de Gérald) et l'aménagement des espaces pour accueillir simultanément les ateliers humains et équestres.

📅 L'Assemblée Générale (AG) 2026

Justine a accepté le rôle de référente du CA pour accompagner Elsa dans l'organisation de l'AG.

• Restauration : Les menus des dîners, incluant des alternatives végétariennes, sont validés.
• Confort : Il est noté qu'il n'y aura pas de douches accessibles sur place cette année ; le CA estime que cela pourra être contourné.

📰 La "Feuille de Chou"

La nouvelle maquette de notre bulletin fait l'objet de travaux d'affinement. Une synthèse des consignes a été remise à Bénédicte, qui doit nous proposer une seconde version d'ici 15 jours.

🎓 Formations et Actualités

• Formation "Bâtage Louby" : Le stage est complet (12 participants, 2 encadrants, 10 animaux). L'annonce sera donc retirée de la prochaine Feuille de Chou.
• Formation "Cartographie" : Gérald a sécurisé les dates du gîte pour cet automne. Nous attendons désormais la disponibilité de l'intervenante pour annoncer officiellement ce stage lors du forum.
• Nouveaux adhérents : Deux dossiers sont en cours de traitement. Par ailleurs, nous accueillons avec intérêt la demande de deux jeunes filles (14 et 16 ans). Conformément aux statuts, leur adhésion est possible sous condition d'une accompagnement parental, sujet que Maëlle aborde directement avec leur mère.

🌍 Accueil international

Un voyageur espagnol a interrogé le CA sur une assurance responsabilité civile pour son passage en France. Nous rappelons que l'assurance de l'association "Équiliberté" est réservée aux résidents français. Christine étudie actuellement des solutions alternatives pour répondre à cette demande spécifique.

Prochaines étapes : Le CA se réunira à nouveau lors du Forum, puis le jeudi 28 mai à 20h.

📋 Informations générales

• Réunion : Conseil d'Administration du 22/01/2026
• Présents : 9 membres (Gérald Yart, Émile Brager, Jean-Christophe Rappo, Justine Duclos-Gonda, Éric Morvan, Christine Dodelin, Nathalie Demarthe-Dyant, Manon Brunet, Sébastien Kern)
• Excusés : 2 membres (Antonio Polo, Maëlle Sagnes)

📄 Compte-rendu AG 2025

• Rédaction : Christine Dodelin, enrichi par les remarques du CA
• Bilan financier : Ajouté au document
• Atelier « empreinte écologique » : Justine Duclos-Gonda en charge de la relecture finale
• Délai de publication : Version finale à envoyer à Gérald Yart dimanche soir pour inclusion dans la prochaine Feuille de chou
• Atelier « gestion des risques » : Pas de CR, Jean-Christophe Rappo rédigera un article pour une publication ultérieure

📋 Fiche mémo « sessions de partage de connaissances »

⚠️ Problèmes techniques critiques

💳 Système d'adhésion HelloAsso

📨 Accueil nouveaux adhérents – Décisions immédiates

Contexte : Mail automatique d'accueil bloqué (Galette HS), chèques non encaissés par Jean-Christophe Rappo en attente d'enregistrement.

🤔 Questions stratégiques ouvertes (à discuter prochainement)

📰 Feuille de chou (prochaine édition)

⏱️ Valorisation comptable des heures de bénévolat

• Communication : Message envoyé par Éric Morvan aux personnes potentiellement concernées
• Enregistrement : Éric Morvan enregistre les déclarations d'heures au fur et à mesure
• Référence : Voir CR du 16/12 pour détails de la démarche

🎪 Forum 2026 – Organisation

🗺️ Formation cartographie

🐴 Formation bâtage au Louby

📌 Prochaine réunion

Jeudi 12 mars 2026 à 20h

1. Assemblée Générale 2025
   • Inscription clôturée le 20 octobre 2025 : 69 participants, 18 places de gîte réservées, 1‑4 chevaux attendus.
   • JC prépare le bilan comptable et le rapport financier ; le rapport moral est en cours.
   • Procédures : toute procuration ou candidature au CA doit être transmise à Émile avant le début de l’AG.
2. Emploi du temps de l’AG
   • Vendredi 31 oct. : 10 h‑12 h30 tour de table ; 14 h‑17 h assemblée générale ; 19 h15 dîner ; 20 h30 présentation du voyage.
   • Samedi 1er nov. : 9 h30‑12 h30 ateliers collaboratifs ; 14 h‑17 h dentition équine + réparations ; 19 h15 dîner ; 20 h30 présentation du voyage.
   • Dimanche 2 nov. : 9 h30‑12 h30 organisation du forum 2026 et choix du lieu/date de l’AG 2026.
3. Feuille de chou
   • En cours d’impression, distribution prévue avant l’AG. Retard dû au rodage du nouveau bénévole chargé de la mise en page.
4. Changement de banque
   • JC ne peut pas obtenir de rendez‑vous au Crédit Mutuel (contraintes d’horaires).
   • Solution : échange des postes de trésorier et trésorier adjoint avec Éric, qui ouvrira le nouveau compte.
   • Un procès‑verbal devra être rédigé et transmis à l’administration.
5. Forum 2026
   • Gérald en contact avec Jérôme Villedieu pour accueillir le forum à Auroux‑en‑Margeride, du 14‑17 mai 2026.
   • Aucun relais local identifié pour le moment.
6. Site web & Galette
   • Impossible de se connecter à Galette ; mise à jour requise mais l’hébergeur actuel ne supporte pas la nouvelle version.
   • Solution envisagée : migration du site et de Galette vers un nouvel hébergeur (potentiellement plus coûteux).
7. Formations (3‑8 mai 2025)
   • Émile et Manou’ch proposent une formation de 6 jours en Basse Ardèche couvrant : éthologie, relation homme‑animal, préparation mentale et matérielle du cheval et du voyageur, bâtage, éducation du cheval de bât, techniques de voyage, etc.
8. Prochaine réunion
   • Elle se tiendra lors de l’AG, après l’élection des nouveaux membres du Conseil d’Administration.

📝 Résumé du Conseil d’Administration – 27 août 2025

Présents : Gérald Yart, Émile Brager, Christine Dodelin, Hervé Jacquot, Jean-Christophe Rappo, Nathalie Demarthe-Dyant, Manon Brunet, Sébastien Kern, Éric Morvan.
Excusés : Jean-Marie Soliverès, Antonio Polo.

🔹 Organisation de l’AG 2025

• Dates et lieu : 31 octobre – 2 novembre à Ouroux-en-Morvan (Nièvre).

• Tarifs : 80 €/personne avec hébergement (gîte municipal), 50 € sans hébergement.

• Inscriptions : via HelloAsso.

• Renouvellement partiel du CA : appel à candidatures diffusé sur TousCalc.

🔹 Gestion financière & outils

• Nouveau compte bancaire : ouverture en cours au Crédit Mutuel (Jean-Christophe).

• Ce compte servira pour : inscriptions AG + cotisations 2026 (via HelloAsso).

🔹 Forum 2026

• Dates et lieu : 14–17 mai 2026, chez Jérôme Villedieu (Auroux, Lozère, près de Langogne).

• Organisation : assurée par Pascal Rivoire.

• Capacité : accueil des équidés et nombreux participants.

🔹 Livret d’accueil

• Prêt mais en attente de mise en ligne sur le site web.

• Le lien sera diffusé via TousCalc, Facebook et communiqué aux nouveaux adhérents.

🔹 Sondage sur les réseaux de communication

• Les résultats seront publiés avec :

  • une conclusion (rédigée par Éric, validée par le CA),

  • des recommandations générales (bonne forme des messages, thèmes attendus, confiance dans l’automodération, rappels d’usage),

  • un guide d’inscription aux différents réseaux.

• Diffusion prévue via site web, TousCalc, Facebook et peut-être dans la Feuille de Chou.

🔹 Feuille de Chou

• Mise en page en cours (par Bénédicte bénévole).

• Contiendra infos AG + résultats du sondage (si place suffisante).

🔹 Autres points

• Enquête sur les mules en voyage : beaucoup de contributions déjà reçues, mais d’autres sont attendues.

• Formations au bâtage (avec Émile) : prévues printemps 2026 (chez Émile au Louby).

  • Inscription avec chèque de réservation (restitué le premier jour) pour éviter les désistements.

• Valorisation du bénévolat :

  • Objectif : mettre en valeur le travail bénévole, montrer la vitalité de l’association.

  • Méthode : déclaration des heures par les bénévoles, totalisation, valorisation par un taux horaire, inscription en actif/passif du bilan comptable.

  • Discussion en cours, décision reportée (Hervé doit apporter plus d’éléments).

📅 Prochaine réunion

Lundi 22 septembre 2025 à 20h.
Contact : ca@cavaliersaulongcours.com.

👉 En résumé : cette réunion a confirmé les modalités de l’AG 2025, avancé sur la gestion financière (nouveau compte + HelloAsso), validé le Forum 2026, préparé la diffusion du livret d’accueil et du sondage communication, et approfondi la réflexion sur la valorisation comptable du bénévolat.

📅 Réunion du CA – 24 juin 2025

Présents : Gérald, Émile, Hervé, Christine, Sébastien, Antonio, Jean-Marie, Jean-Christophe
Excusé : Manouch', Nathalie, Eric

🔹 Points abordés :

Forum :

La rencontre a bien marché à tous les niveaux. Site superbe, très bonne organisation, tout le monde s’est beaucoup impliqué. La cuisinière était très chouette et sa cuisine de qualité.
Beaucoup de nouveaux adhérents avec beaucoup de projets.
Animations du soir : les présentations étaient intéressantes. Prévoir une heure pour chaque présentation, sans limiter pour autant les discussions qui suivent.
Les temps morts ont été profitables pour les échanges.
Les chiens ont été globalement bien tenus.
Gestion des inscriptions par helloasso : elle apporte une nette amélioration de la gestion administrative, en économisant beaucoup de temps au trésorier, en permettant d'ajuster le nombre de repas à prévoir et en assurant de respecter la jauge maximum du lieu d'accueil.
Il y aura sans doute un déficit (le bilan financier est en cours) car il y a eu beaucoup de places de couchages en dur pré-payées par rapport au nombre de personnes qui les ont finalement réservées. Peut-être faudra-t-il, pour les prochains événements, ne plus réserver de couchages ; ceux qui souhaitent un hébergement en dur se débrouilleront.
Il y a eu quelques débats sur le fait que certains repas étaient végétariens, sur le prix de la bière… Mais on ne sait pas au final quel est le ressenti général entre les retours positifs et les retours négatifs : pour le prochain événement, on prévoira un petit questionnaire de satisfaction à remplir à la fin pour savoir ce qui plaît et ce qui doit être amélioré.
Deux bidons pour l’approvisionnement en eau ont disparu.
Gérald a listé les consommables non consommés.
En ce qui concerne le matériel de l'asso, le percolateur à café est chez Gérald (on le munira d'un programmateur pour la prochaine fois) et l'électrificateur de clôture est chez Émile.

Equi'Grimpe :

Pour le moment, pas de retour sur la proposition de convention envoyée par nous. On verra si le projet est toujours d’actualité et si Equi'Grimp va nous relancer.

Livret d'accueil des nouveaux arrivants :

Maëlle a fait un gros travail pour la conception et les premières modifications. Il reste quelques modifications à ajouter, mais on a tardé à les transmettre et Maëlle n’est pas disponible en ce moment. Voir avec elle si elle peut nous partager l’accès au document pour lui faire gagner du temps et qu’elle n’ait plus qu’à valider les modifications. Ceci facilitera aussi les futures mises à jour.

Sondage sur l'utilisation des mules :

En attente du retour de Nathalie pour l’analyse.

Nétiquette et sondage sur l’utilisation des médias de l’association :
En attente du retour de Nathalie pour l’analyse.

Formations bâtage :

Lors des deux éditions de 2025, il y a eu beaucoup de réservations pour finalement un peu plus de la moitié des gens inscrits qui viennent vraiment.
En outre, lors de la première session, un accident a failli se produire du fait d’une mule difficile qui s’est échappée et s'est arrêtée à quelques mètres de la route. À l'autre session, deux chevaux dangereux ont dû être écartés et une fille s'est faite mordre au visage.
Enfin, il faut à chaque fois se gendarmer pour obtenir que certains participants soient assurés à EquiLiberté, la seule assurance qui puisse nous couvrir.

À prévoir :

1. être plus vigilants sur l’état émotionnel et le niveau d’éducation des chevaux qui sont amenés par les participants ;
2. trouver un moyen pour que les inscriptions prises soient fermes. On pourrait passer par helloasso avec une inscription accompagnée d'un versement d’acompte. Ça permettrait aussi de régler à l'avance les formalités d'assurance individuelle à Equiliberté. Autre solution : considérer qu'une inscription n'est valide qu'à partir du moment où un chèque de caution est reçu (rendu ensuite sur place).

Feuille de chou

Bénédicte s’est proposée pour la mise en page de la FdC en remplacement de Patricia qui souhaite passer la main (mais poursuivre en faisant partie du comité de relecture). Une visioconférence entre Patricia, Bénédicte et Gérald a permis de présenter le travail et d'organiser la transmission.
Une base de données photos (envoyées par les auteurs des articles) est actuellement conservée par Patricia. Une solution d’archivage est à l’étude.
Quatre articles ont été reçus par Gérald suite à son mail de relance. La date limite de réception des articles reste fixée au 15 juillet.
À savoir : Émile a 4 cartons de photos et d’archives sur la vie de l’association, des débuts jusqu'à la présidence Bragato.

Banque

L'ouverture du compte au Crédit Mutuel est toujours en cours (la personne en charge du dossier était en arrêt maladie, un rdv sera pris prochainement).

AG 2025

Elle aura lieu du 31 octobre au 2 novembre, à Ouroux-en-Morvan.
Il fait relancer les demandes de devis aux deux cuisinières contactées.
La prochaine réunion du CA déterminera le coût de l'AG et les modalités d'inscription. Les formulaires d’inscription pourront ainsi être lancés rapidement.

📆 Prochaine réunion du CA :

🗓️ Mardi 29 juillet 2025 à 21h
📬 Propositions à envoyer à : ca@cavaliersaulongcours.co